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Trabajo remoto: mejores prácticas en la gestión de equipos remotos

Organizar operaciones de trabajo eficientes en un equipo remoto no es una tarea fácil, especialmente si el cambio a trabajar de forma remota llega inesperadamente y lo toma desprevenidos. Si nunca trabajaste en una configuración remota, pero recientemente te has visto obligado a comenzar, o si ya lo ha probado y deseas mejorar la productividad de tu equipo, sigue leyendo estas recomendaciones para la gestión de equipos remotos.

¿Cómo garantizar la productividad mientras se cambia al trabajo remoto?

La coordinación de equipos remotos es sutilmente distinta a la coordinación de equipos presenciales. Es un problema común no adaptarnos a la nueva normalidad de trabajo a distancia y creer que la producción disminuye considerablemente. En este artículo te brindamos 5 recomendaciones para gestionar equipos remotos.

1. Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan las herramientas necesarias para el trabajo remoto. 

Comprueba si los miembros de tu equipo remoto tienen todas las herramientas necesarias para el trabajo remoto. Es importante asegurarse de que las herramientas sean de alta calidad. No hay escasez de productos gratuitos, pero te sugerimos optar por suscripciones de pago, no solo por motivos de seguridad, sino también para tener acceso a una calidad superior. 

Las herramientas pagas tienen menos anuncios que distraen y brindan una mejor calidad de conexión, lo que reduce la cantidad de interrupciones que el equipo pueda tener. 

La calidad del video también es más alta en comparación con lo que suelen ofrecer las herramientas gratuitas, por lo que los miembros de un equipo disperso sentirán diferencias mínimas al comunicarse con sus colegas cara a cara en la oficina. 

Si no ha desarrollado reglas y procedimientos para usar estas herramientas de antemano, es el mejor momento para hacerlo. Describa las responsabilidades que deben asumir los desarrolladores remotos del equipo, desde la documentación de sus tareas hasta la carga de informes.

Te recomendamos escribir una guía en un correo electrónico o crear un documento que describa las reglas de cómo todos los miembros del equipo deben usar las herramientas.  

2. Encuentra tu “oficina escondida”.

Concentrarse en la comodidad de tu hogar puede ser más difícil de lo que esperaba. ¿Quién pensaría que el constante empujón para regar el jardín plantas, desempolvar los muebles o jugar con tu perro podría convertirse en una gran distracción del trabajo? 

Para evitar quedarse atascado en las tareas del hogar, intenta encontrar y organizar un lugar en su hogar donde pueda concentrarse y entrar en modo de trabajo sin esfuerzo (si es posible, mantente alejado de cocinas y dormitorios).

No menos importante es una conexión a Internet estable y una estación de trabajo cómoda en la zona de trabajo de tu hogar.

3. Realiza un seguimiento de la productividad con regularidad.

El papel de la administración es crucial para garantizar la productividad de los desarrolladores de software remotos . Los gerentes no solo deben asegurarse de que la productividad se mantenga al mismo nivel después del cambio al trabajo remoto, sino que también deben fomentar su crecimiento.  

En los equipos de desarrollo de software, estos gerentes suelen ser Team Leads y PMs (u otros profesionales dependiendo de la estructura de la empresa). 

Estos expertos deberán manejar una carga de trabajo mayor de lo habitual. Con el cambio de modo de trabajo, tendrán que encargarse de la coordinación de operaciones adicionales y el control de la productividad. 

Sin embargo, no pienses ni por un segundo que debería pasar a la microgestión: rastrear a las personas y hacerles ping cada dos segundos para preguntar si todavía están frente a la computadora no es un enfoque saludable. 

En cambio, realmente deberías preocuparte por saber si los estados de las tareas se renuevan regularmente en Jira (o su herramienta de seguimiento de problemas preferida). No dudes en recordarle a los miembros más olvidadizos de tu equipo que hagan un seguimiento de los estados de sus tareas. 

Conocer el estado actual del proyecto siempre es importante, pero se vuelve aún más crítico cuando todo el equipo pasa a trabajar desde casa rápidamente. 

Es cierto que algunos pequeños problemas pueden perderse cuando no podemos comunicarnos cara a cara con nuestro equipo, pero eso no dejará tu negocio fuera de acción si las tareas clave se controlan con precisión.

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4. Organiza llamadas diarias de sincronización.

Puedes pensar que organizar llamadas de sincronización a diario es demasiado, pero te recomendamos encarecidamente que lo hagas de todos modos. Y si ya los tienes, mantén la tradición durante todo el período de colaboración remota. Si no es así, implementa esta práctica lo antes posible.

Incluso si tu equipo está bien coordinado, cuando se produce el cambio al trabajo remoto, las llamadas diarias de sincronización son imprescindibles. Además de las llamadas de voz diarias, realiza videollamadas cuando necesites una aclaración adicional. 

Aún así, tendrás que tratar de no salirte del tema con las discusiones del partido de fútbol de anoche, una gran película que acabas de ver durante tus llamadas de trabajo. Puede que estés trabajando en pijama (tampoco es aconsejable, por cierto), pero es mejor mantener separados los tiempos para trabajar y los tiempos para jugar. 

En pocas palabras, durante el tiempo de trabajo, intenta concentrarte en el trabajo; después de todo, la productividad de tus colegas depende de qué tan bien estés haciendo tu parte también. Recuerda que todo el mundo está en casa y tiene asuntos privados que gestionar.

5. Adapta tu estrategia de gestión a las necesidades del equipo.

La productividad de un equipo que trabaja de forma remota dependerá directamente de su madurez. Los profesionales Senior pueden administrar su tiempo de manera más eficiente que los junior debido a su experiencia en la estimación del tiempo de finalización de tareas. 

En consecuencia, un equipo de jóvenes requerirá un enfoque de gestión más integral por parte de un PM o un líder de equipo. 

Si está administrando un equipo de principiantes, tendrás que verificar sus problemas con más frecuencia y lo más probable es que se comunique en exceso. 

También deberá instruirlos sobre cualquier cambio en la infraestructura del equipo relacionado con la nueva forma de trabajar, y asegurarse de que los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo sean claros y los puntos de contacto conocidos. 

Esta táctica también es relevante en equipos que actualmente se encuentran en etapa formativa. 

Gestionar equipos remotos es un desafío que nos propone la virtualidad. Esperamos que estas recomendaciones sean de ayuda en la coordinación tus equipos.

 

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