La descripción de puestos, ¿por qué es importante?

Template para descripción de puestos al final 👇

El proceso de reclutamiento de personal consta de varios pasos a llevarse a cabo. La descripción de puestos es uno de ellos.

Esta descripción sirve para articular el perfil de los candidatos con los objetivos de una empresa. En ella se delimitan funciones y se asignan responsabilidades dentro de una empresa u organización.

Una buena descripción de puestos de trabajo te ayudará a: 

• Transmitir de forma clara los requisitos del puesto ofertado.
• Atraer a los candidatos más idóneos para su desempeño.
• Reducir tiempo en procesos de selección (time to hire).
• Disminuir la tasa de rotación de personal.
• Aumentar la calidad de tus contrataciones.

Esta tarea puede llegar a ser un gran desafío para los profesionales de recursos humanos. Si la descripción es muy básica puede que el candidato no tome en serio la propuesta y si es demasiado detallada puede que cueste encontrar candidatos. En cualquiera de los casos se pone en riesgo el proceso de reclutamiento de personal.

¿Por qué es importante la descripción de puestos en el proceso de reclutamiento de personal?

Porque detallando correctamente el puesto de trabajo que se busca tenés más posibilidades de atraer al mejor talento.

Además, teniendo una descripción clara, ya tenés definidas las funciones, asignados roles y responsabilidades y dividido el trabajo de acuerdo a las necesidades de la empresa.

IMPORTANTE:
Resulta de vital importancia realizar un análisis completo del puesto, previo a lanzar la búsqueda al mercado laboral. Muchas veces nos encontramos ante la necesidad urgente de contratar personal y esto nos lleva a salir al mercado con búsquedas que no tienen fin.

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Pasos para realizar relevar una descripción de puesto:

A continuación te compartimos algunos pasos para realizar una descripción de puesto en detalle. Además, encontrarás algunas preguntas de guía que te servirán de ayuda para orientar tu análisis.

Bien, aquí vamos…

1. Definir el título del puesto:

Uno de los objetivos en el proceso de selección de personal es atraer candidatos. Cuanto más claro y enfocado sea el título del puesto, mejor. Este debe englobar de forma concisa en qué consiste el puesto laboral.

En este aspecto es necesario no utilizar terminología muy técnica, salvo que sea seguro que va a ser entendida por los posibles candidatos.

2. Definir los objetivos del puesto:

En este punto se debe describir para qué se busca contratar un nuevo empleado, cuáles van a ser sus objetivos en relación a la empresa y qué papel va a desempeñar dentro de la compañía. Para pensar objetivamente en este punto, debemos analizar la necesidad del puesto (el por qué), para de esta forma definir en algunas oraciones el motivo por el cual vamos a invertir tiempo y dinero en reaizar una búsqueda y contratar a una persona idónea.

En RRHH es moneda corriente decir que las búsquedas son siempre para “ayer”.

Esto es cierto y puede darse por diferentes motivos. Te comparto los habituales:

• Aumento de la producción, nuevos proyectos. Más ventas.
• Renuncias, rotación de personal (muy recurrente en el rubro IT).
• Promociones, reestructuración, ascensos.
• Cumplimentación de normas, procedimientos.
• Digitalización de la compañía.

En cualquiera de los casos, siempre es necesario contar con una descripción de puestos, organigrama y plan de acción para la contratación de personal.

• ¿En qué pareas de la empresa tiene implicancia este puesto?
• ¿Cuál es el indicador clave que me permitirá medir su impacto?
• ¿Cómo medimos su desempeño y el cumplimiento de objetivos?¿Quiénes se encargan de esto?

3. Describir las tareas:

Aquí es necesario enumerar las tareas que va a llevar a cabo una vez que sea contratado. Te recomendamos reunirte al menos dos veces con responsables directos y equipo al cual será incorporada la persona seleccionada, a fin de realizar un relevamiento 360 del puesto.

También se puede definir la frecuencia y cuánto tiempo va a dedicarle a cada una. Es importante que al describir las tareas, se piense en el para qué de las mismas. Asigna porcentajes, pondera la relevancia de cada tarea y el impacto sobre el objetivo del puesto.

4. Formación y capacitación necesarias:

Cada puesto de trabajo requiere de algunos conocimientos y habilidades específicas. Estas características deberían estar expuestas en la descripción del puesto de trabajo para que el proceso de reclutamiento de personal sea más ágil. ¿Cuáles son los requisitos mínimos de formación, capacitación y nivel académico requeridos para el puesto?

5. Habilidades sociales:

En la descripción de puestos de trabajo también se puede incluir las habilidades sociales requeridas para dicho puesto a fin de que el candidato tenga mayor información a la hora de postularse o no para la oferta. Aquí también puedes incluir habilidades blandas como: Liderazgo, capacidad de trabajo en equipo, orientación a resultados, organización y orientación al detalle, etc.

• ¿Esta persona deberá trabajar en equipo?
• ¿Cómo es el entorno en el que trabajará diariamente?¿Cómo es la dinámica del equipo con el que trabajará?
• ¿Cual es el estilo de liderazgo de la persona a cargo?
• ¿Cuáles son los valores de mi empresa?¿La cultura y el clima?
• ¿Qué tipo de clientes deberá atender esta persona?¿Son clientes internos o externos a la empresa?

6. Modalidad y condiciones contractuales:

Esto debe estar claro de antemano. Debes analizar si el contrato será en relación directa con la empresa o mediante contratación de un tercero. Muchas empresas también contratan personal freelance o por proyectos, horas o para necesidades específicas.

En este punto, también deberás considerar si la persona deberá concurrir a la oficinade manera presencial o puede trabajar 100% remoto. Si tu empresa trabaja bajo una modalidad híbrida, ¿Cómo es el esquema de días y su flexibilidad?

• ¿Es necesario que el candidato cuente con disponibilidad para viajar?
• ¿El puesto requiere alguna disponibilidad de traslado?
• ¿El trabajo es remoto u onsite 100%?¿Cuáles son las condiciones?
• En caso de buscar personas para trabajo remoto, ¿de dónde deben ser o en qué países estás buscando?

7. Jornada laboral: Horario y disponibilidad.

Acá se define si el puesto es part time o full time, si va a desempeñarse de lunes a viernes o también requiere de los fines de semana. Esta información no es redundante, dado que existen muchas muchas jornadas de trabajo. Incluso algunas puedes ser solo guardias activas o fines de semana y feriados.

• ¿Cuántas horas debe trabajar por día?
• ¿Tienen horario de almuerzo?
• ¿Qué otras características particulares tiene la jornada laboral del puesto que están buscando cubrir?

8. Remuneración y beneficios:

Mencionar algunos aspectos que sean atractivos para los posibles candidatos como la posibilidad de hacer carrera o los beneficios con los que van a contar al ser contratados, son aspectos que podrían incluirse dentro de la propuesta. Si no cuentas con el salario preciso que debes pagar, debes establecer como mínimo un rango salarial. Esto te permitirá tener claro cual es tu capacidad de contratación respecto a la remuneración pretendida del puesto. También puedes consultar estudios de remuneración o buscar salarios para puestos similares en Glassdoor.

• ¿Cuánto puede pagar mi emrpesa por una persona que ocupe este puesto?
• ¿Cuánto paga el mercado por puestos similares al que necesito cubrir?
• ¿Qué beneficios no remunerativos puede ofrecer mi empresa para complementar el salario?

En el proceso de reclutamiento de personal, una buena descripción del puesto de trabajo será necesaria para atraer a los candidatos idóneos. Por esto deberá transmitir los requisitos del puesto de manera clara hacia los posibles candidatos.